I denne artikkelen finner en informasjon om Proresult sin integrasjon mot 24SevenOffice. Her kan en lese både hvordan en setter opp integrasjonen, samt hvordan den fungerer.

Hvor i Proresult aktiverer jeg integrasjonen?

Man kommer til integrasjonssiden ved å gå til Oppsett -> Innstillinger -> Integrasjoner -> Til integrasjon (24SevenOffice-kortet):

Hvordan aktiverer jeg integrasjonen?

Man blir bedt om å logge inn med din 24SevenOffice-bruker. Det ryddigste er å opprette en egen API-bruker i 24SevenOffice for dette formålet:

Når man har logget inn, vil en få opp en liste over alle klienter brukeren har tilgang til i 24SevenOffice. Velg ønsket klient, og trykk Lagre:

Nå har man logget inn, og dermed gitt Proresult-kontoen tilgang til 24SevenOffice-kontoen din gjennom APIet til 24SevenOffice. Deretter blir man tatt til innstillinger-fanen for integrasjonen. Det er her en setter opp hvordan integrasjonen skal fungere, og aktiverer integrasjonen.

Hvilke innstillinger finnes?

I denne artikkelen finner en noen av innstillingene en kan endre på. Om ønskelig kan man ta kontakt med Proresult og en konsulent hos oss vil gjennomføre oppsett av hele integrasjonen sammen med deg dersom du bestiller dette, men her ser vi nærmere på det som er mest viktig i forbindelse med fakturering; vi tar utgangspunkt i maskiner og utleie av maskiner i Proresult opp mot dimensjoner i 24SevenOffice.

Innstillingene som er relevante for fakturering ser man her:

Fakturavedlegg – Fakturatype: Styrer om faktura skal bestå av èn linje med totalsummen på, eller holde fakturalinjene separate.

• Enlinjet: man vil ved dette valget få en fakturalinje.

• Flerlinjet: man vil da holde fakturalinjene seperate. Dette valget velger man dersom en ønsker å skille inntektene.

Fakturavedlegg – Grupper timer: Styrer om timelinjer skal grupperes sammen etter timetype.

• Grupper: dersom man velger dette valget, vil man gruppere timene på timetype. En vil også slå sammen eventuelle timer som ligger på samme timetype

• Ikke grupper: velger en “Ikke grupper” vil timelinjene ikke bli gruppert sammen etter timetype.

Fakturavedlegg – Produkt-ID timer, kjøring og annet: Her setter man inn varenummeret som skal brukes i 24SevenOffice ved henholdsvis timelinjer, reiselinjer (km, bomring, andre utgifter), og fritekstlinjer. Alle linjer på faktura i 24SevenOffice må gå mot et varenummer. Timene vil legges mot varen for timer. Her står dere fritt til å velge varenummer selv.

En ny vare med varenummeret du fylte inn blir automatisk opprettet i Proresult og 24SevenOffice når man er ferdig å fylle ut og trykker et annet sted på siden. Nummeret må derfor være ledig i Proresult, og dersom det allerede finnes en vare med samme ID i 24SevenOffice, vil denne bli overskrevet (ikke noe å tenke på når varelisten er tom i 24SevenOffice). I eksempelet over har vi valgt 1000, 1001 og 1002, men det kunne vært hva som helst.

Fakturavedlegg – Knytt maskintimer mot dimensjonstype: Her velger man dimensjonen som inneholder dimensjonsobjektene som representerer maskinene dine i 24SevenOffice. I eksempelet over har vi opprettet en dimensjon i 24SevenOffice som heter Maskiner, og etter det finner vi den i nedtrekksmenyen. Velg dimensjonen der maskin-objektene dine ligger.

Fakturavedlegg – Mapping av maskiner mot dimensjoner: Her ser man en tabell som lister ut alle maskiner i Proresult, og en nedtrekksmeny for å velge hvilken dimensjon fakturalinjer for maskinen skal gå mot. Maskiner med Ikke valgt som dimensjon får ingen dimensjon på seg ved overføring av fakturavedlegget. Det er derfor viktig å huske å komme tilbake hit og mappe nye maskiner når disse opprettes i Proresult. I eksempelet over har vi mappet alle maskiner mot korrekt dimensjon, utenom Volvo A40, som mangler dimensjon i 24SevenOffice fordi det er en ny maskin. Da må vi inn i 24SevenOffice, opprette dimensjonen vi ønsker å bruke, og så komme tilbake hit og mappe opp maskinen mot denne nye dimensjonen. Først da vil overførte faktura få dimensjon på linjene som inneholder bruk av den nye maskinen.

Når alt dette er på plass, er vi klare til å fakturere kunden.

Hvordan skjer fakturering?

Når et prosjekt er klart til å faktureres (evt. delfaktureres) oppretter man et fakturavedlegg i Proresult ut fra fakturagrunnlaget på prosjektet. Dette kan gjøres enten via prosjektsiden, eller under Fakturering -> Lag fakturavedlegg:

Her velger man prosjektet som skal faktureres (forhåndsutfylt om du gikk via prosjektet), og velger deretter hvilke fakturerbare data som skal være med på fakturaen. Trykk OK – opprett fakturavedlegg når en er ferdig å velge.

Man blir deretter tatt inn i fakturavedlegget du nettopp opprettet. Her har man mulighet til å gjøre eventuelle endringer i tekst og priser. Man kan også legge til eller fjerne linjer dersom man ser behov for det. Merk at man ikke kan legge til maskinlinjer på denne måten, da de ikke vil inneholde en maskin-ID på samme måte som de som kommer fra Lag fakturavedlegg. Når man er fornøyd med fakturavedlegget, kan en overføre det til en ordre i 24SevenOffice ved å trykke på Lag faktura (24SevenOffice).

Hvordan ser det ut i 24SevenOffice?

Fakturavedlegget ender opp som en ordre i 24SevenOffice. Du finner ordren ved å gå til Ordreliste i 24SevenOffice.

Når man åpner ordren i 24SevenOffice, vil alle linjer følge med, så lenge linjene er mappet mot korrekt dimensjon.

Linjer som mangler dimensjon vil komme med, men vil komme over uten dimensjon Dersom man oppdager at dette oppstår i noen av dine ordre, kan du manuelt sette dimensjon på linjen i ordren. Da slipper du å slette ordren og overføre den på nytt etter å ha mappet varen (maskinen) mot dimensjon.

Q&A

Endringslogg