I denne artikkelen finner du informasjon om Proresult sin integrasjon mot 24SevenOffice. Her kan du lese både hvordan en setter opp integrasjonen, samt hvordan den fungerer.

Hvor i Proresult aktiverer jeg integrasjonen?

Du kommer til integrasjonssiden ved å gå til Oppsett -> Innstillinger -> Integrasjoner -> Til integrasjon (24SevenOffice-kortet):

Open

Oversikt hvor man setter opp integrasjonen

Hvordan aktiverer jeg integrasjonen?

Du blir bedt om å logge inn med en 24SevenOffice-bruker. Det ryddigste er å opprette en egen API-bruker i 24SevenOffice for dette formålet:

Open

Oppsett av integrasjonen

Når du har logget inn, vil du få opp en liste over alle klienter brukeren har tilgang til i 24SevenOffice. Velg ønsket klient, og trykk Lagre:

Nå har du logget inn, og dermed gitt Proresult-kontoen tilgang til 24SevenOffice-kontoen din gjennom APIet til 24SevenOffice. Deretter blir du tatt til innstillinger-fanen for integrasjonen. Det er her du setter opp hvordan integrasjonen skal fungere, og aktiverer integrasjonen.

Hvilke innstillinger finnes?

I denne artikkelen finner du noen av innstillingene du kan endre på. Om ønskelig kan du ta kontakt med Proresult og en konsulent hos oss vil gjennomføre oppsett av hele integrasjonen sammen med deg dersom du bestiller dette, men her ser vi nærmere på det som er mest viktig i forbindelse med fakturering; vi tar utgangspunkt i maskiner og utleie av maskiner i Proresult opp mot dimensjoner i 24SevenOffice.

Innstillingene som er relevante for fakturering ser du her:

Fakturavedlegg – Fakturatype: Styrer om faktura skal bestå av èn linje med totalsummen på, eller holde fakturalinjene separate.

• Enlinjet: du vil ved dette valget få en fakturalinje.

• Flerlinjet: du vil da holde fakturalinjene seperate. Man må velge dette alternativet dersom man ønsker å fordele inntektene på de forskjellige maskinene i regnskapet i 24SevenOffice.

Fakturavedlegg – Grupper timer: Styrer om timelinjer skal grupperes sammen etter timetype.

• Grupper: dersom du velger dette valget, vil du gruppere timene på timetype.

• Ikke grupper: velger du “Ikke grupper” vil timelinjene ikke bli gruppert sammen etter timetype.

Fakturavedlegg – Produkt-ID timer, kjøring og annet: Her setter du inn varenummeret som skal brukes i 24SevenOffice ved henholdsvis timelinjer, transportlinjer (km, bomring, andre utgifter), og fritekstlinjer i fakturalinjene. Alle linjer på faktura i 24SevenOffice må gå mot et varenummer. Her står dere fritt til å velge varenummer selv.

En ny vare med varenummeret du fylte inn blir automatisk opprettet i Proresult og 24SevenOffice når du er ferdig å fylle ut og trykker et annet sted på siden. Nummeret må derfor være ledig i Proresult, og dersom det allerede finnes en vare med samme ID i 24SevenOffice, vil denne bli overskrevet (ikke noe å tenke på når varelisten er tom i 24SevenOffice). I eksempelet over har vi valgt 1000, 1001 og 1002, men det kunne vært hva som helst.

Fakturavedlegg – Knytt maskintimer mot dimensjonstype (Bare relevant dersom du fakturerer kunde for bruk av maskiner): Her velger en dimensjonen som inneholder dimensjonsobjektene som representerer maskinene dine i 24SevenOffice. I eksempelet over har vi opprettet en dimensjon i 24SevenOffice som heter Maskiner, og etter det finner vi den i nedtrekksmenyen. Velg dimensjonen der maskin-objektene dine ligger.

Fakturavedlegg – Mapping av maskiner mot dimensjoner: Her ser man en tabell som lister ut alle maskiner i Proresult, og en nedtrekksmeny for å velge hvilken dimensjon fakturalinjer for maskinen skal gå mot. Maskiner med Ikke valgt som dimensjon får ingen dimensjon på seg ved overføring av fakturavedlegget. Det er derfor viktig å huske å komme tilbake hit og mappe nye maskiner når disse opprettes i Proresult. I eksempelet over har vi mappet alle maskiner mot korrekt dimensjon, utenom Volvo A40, som mangler dimensjon i 24SevenOffice fordi det er en ny maskin. Da må vi inn i 24SevenOffice, opprette dimensjonen vi ønsker å bruke, og så komme tilbake hit og mappe opp maskinen mot denne nye dimensjonen. Først da vil overførte faktura få dimensjon på linjene som inneholder bruk av den nye maskinen.

Når alt dette er på plass, er vi klare til å fakturere kunden.

Hvordan skjer fakturering?

Når et prosjekt er klart til å faktureres (evt. delfaktureres) oppretter du et fakturavedlegg i Proresult ut fra fakturagrunnlaget på prosjektet. Når du er fornøyd med fakturavedlegget, kan du overføre det til en ordre i 24SevenOffice ved å trykke på Lag faktura (24SevenOffice) nederst i bildet under.

Hvordan ser det ut i 24SevenOffice?

Fakturavedlegget ender opp som en ordre i 24SevenOffice. Du finner ordren ved å gå til Ordreliste i 24SevenOffice.

Når du åpner ordren i 24SevenOffice, vil man kunne se at alle linjer har kommet over. Dersom du har satt opp mapping mellom maskiner og dimensjoner, vil du også kunne se at linjer som inneholder timer på mappede maskiner har fått korrekt dimensjon på seg.

Linjer som mangler dimensjon vil komme med, men vil komme over uten dimensjon. Dersom du oppdager at dette oppstår i noen av dine ordrer, kan du manuelt sette dimensjon på linjen i ordren. Da slipper du å slette ordren og overføre den på nytt etter å ha mappet maskinen mot dimensjon.

Hvordan kobler jeg sammen ansatte?

Overføring av data som er direkte knyttet til ansatte er avhengig av at de ansatte er koblet sammen mellom systemene for at integrasjonen skal fungere optimalt. Dette gjelder bl.a. for å få med prosjektleder på prosjekt, samt eksport av timer for hver ansatt til timemodulen i 24SevenOffice dersom dette er satt opp.

For å koble sammen de ansatte går du i Proresult til Arbeidere → Admin. arbeidere. Deretter går du inn på den ansatte som skal kobles, og finner feltet 24SevenOffice kontakt-ID. Her skal du legge inn den ansattes kontakt-ID fra 24SevenOffice. For å finne denne går du i 24SevenOffice til CRM → Kontakter, velger den ansatte, trykker på knappen med de tre prikkene under navnet på den ansatte, og velger Rediger. Da vil du se kontakt-IDen i feltet Ansatt ID.

Fyll inn kontakt-IDen i Proresult, og lagre den ansatte. Nå er den ansatte i Proresult koblet mot ansatt i 24SevenOffice.

Q&A

Endringslogg