Viktig informasjon:

• For å sette opp alle innstillinger riktig er det viktig å gå gjennom hele brukerdokumentasjonen steg for steg.

• NB! DERSOM KUNDER, ANSATTE ELLER PROSJEKTER ALLEREDE LIGGER I SYSTEMET DU SKAL EKSPORTERE INFORMASJON TIL, KAN DET BLI DOBBELT OPP DERSOM MAN AKTIVERER INTEGRASJONEN. TA I SÅ FALL KONTAKT MED PRORESULT FØR AUTOMATISK OVERFØRING AKTIVERES, SLIK AT DATA KAN BLI KORREKT KOBLET.

• Det kan også bli feilkoblinger om man endrer retning på integrasjonen etter den er koblet sammen.

• Ønsker du at vi bistår med oppsett av korrekt integrasjon, send oss en e-post til support@proresult.no

Hva integrasjonen inneholder:

Hvor finner jeg integrasjonen?

For å kunne sette opp integrasjonen må du være en admin-bruker i Proresult

Man går da til «oppsett» -> «innstillinger» -> «integrasjoner» og velger å aktivere PoGo.

Oppsett av integrasjonen

Viktig informasjon for oppsett av integrasjon:

Dersom kunder, ansatte eller prosjekter allerede er registrert i systemet du ønsker å importere informasjon til, kan det oppstå duplikater dersom du aktiverer integrasjonen. Ta kontakt med ProResult før du aktiverer automatisk overføring, slik at dataene kan bli korrekt koblet.

Vennligst ta kontakt med oss på support@proresult.no hvis du trenger hjelp til å konfigurere integrasjonen riktig.

Feilkoblinger og duplikat som er forårsaket av feil i oppsettet av integrasjon, kan føre til ekstraarbeid og vil bli fakturert på timesbasis.

Hvordan legge inn PoGo-nøkkel:

For at Proresult skal kunne kommunisere med kundens PowerOffice Go-konto, må en hente en API-nøkkel fra PowerOffice Go-kontoen en ønsker integrasjon mot. Denne finner en i PowerOffice Go under Meny -> Innstillinger -> Utvidelser. Her kan du opprette en API-nøkkel for Proresult ved å trykke på Legg til utvidelse og velge Proresult. 

Her legger du inn nøkkelen som du får fra PoGo, og velger aktiver. Om du får feilmelding her, må du sjekke at nøkkelen er riktig.

Open

Innstillinger for integrasjonen:

Under fanen “innstillinger” velger man retningen (import/eksport) man skal jobbe i. MERK: Man kan kun jobbe en plass. Enten fra Proresult eller fra PoGo. Vi anbefaler at dere jobber i samme retning på alle instillingene.

Videre fyller man inn data for prosjekt, timer, leverandørfaktura, produkter, lønn etc..

Open

Kunder:

Her må dere velge om dere vil opprette kunder i Proresult(Eksporter) eller i PowerOffice (importer)

Velg opprett og oppdater for å få overført oppdateringer som blir gjort på kunden. Har kun effekt ved eksport av kunder.

Overføring går automatisk hver hele time. En kan også bruke knappen Tving synkronisering for å kjøre overføring med en gang. Knappen finnes inne i innstillinger-siden for integrasjonen, men finnes også som en widget på dashbordet som kan aktiveres.

Prosjekt:

Her bør det velges samme retning som med kunde (importer eller eksporter), ellers vil ikke informasjonen om hvilken kunde som er på prosjektet komme over.

Velg opprett og oppdater for å få automatisk overføring av oppdateringer gjort på prosjektet. Dette har kun effekt for eksport av prosjekt.

Du kan velge om prosjektnummeret skal inkluderes i i begynnelsen av prosjektnavnet. Om du ønsker at dette skal overføres kan du skru på inkluder, om dette ikke skal vere med velger du ekskluder. Dette er kun relevant ved import av prosjekter fra PoGo.

Overføring går automatisk hver hele time. En kan også bruke knappen Tving synkronisering for å kjøre overføring med en gang. Knappen finnes inne i innstillinger-siden for integrasjonen, men finnes også som en widget på dashbordet:

Timer:

Denne fuksjonen er for rapportering av timer. Dette er ikke en lønnsfunksjon. Les mer om lønnseksport her Lønn - eksport:

Velg tidligeste dato dere ønsker å overføre timer for.

Velg hvilke Proresult timetyper som skal legges på hvilke poweroffice aktiviteter. Dette er informasjon som hentes fra PoGo.

Timer - Synkronisering. Følgende kritierier må vere oppfylt for timer kan eksporteres: den ansattes ansattnummer fra PoGo må vere lagt inn for den ansatte under “administrer arbeidere”, - registreringens prosjekt må vere synkronisert PowerofficeGo. - Registreringens timetype må vere koblet opp mot en aktivitet i PowerofficeGo. - timeregistreringen må vere på startdato eller senere. - timeregistreringen må vere godkjent av admin. Timer som ikke oppfyller alle kriterier blir hoppet over inntil de møter kriteriene.

Leverandørfaktura:

Importerer automatisk leverandørfaktura fra PowerOffice Go inn i prosjektregnskapet i ProResult (for oversikt).

Dersom dere bruker reiseregning/utlegg i PowerOffice kan det også velges å importere disee inn slik at de kommer med i prosjektregnskap-oversikten (avkryssing i oppsettet “Importer reiseregninger og utlegg”)

Produkter:

Importerer eller eksporterer produktgrupper og produkter fra PowerOffice Go/Proresult til en hovedkategori i Proresult/PowerOffice go. Det må vere opprettet produktgrupper i PoGo og i Proresult.

I Proresult oppretter produktgrupper i vareuttak - vareliste - administrer varegrupper.

Import av produkter en gang i timen (med oppdateringer)

Faktura:

Når en har opprettet et fakturavedlegg i ProResult, kan man overføre fakturagrunnlaget til en faktura i PoGo, ved å bruke knappen Opprett faktura (PowerOffice Go) eller Opprett faktura med vedlegg (PowerOffice Go). Opprett faktura med vedlegg (PowerOffice Go) oppretter faktura og legger også ved grunnlaget som et PDF-vedlegg i fakturaen i PowerOffice Go:

Det må vere opprettet en vare med varenr/kode =1 i PowerOffice. Timelinjer mv eksporteres mot dette varenummeret og følger salgskonto og mva regler mv angitt der.

Lønn - eksport:

Kjøres fra menyvalg lønn - eksport.

Før en lønnseksport må det vere lagt inn lønnsartnummer for det som skal overføres. Kontakt ditt regnskapsbyrå for å få de riktige lønnsartnummerene.

Lønnseksport uten prosjekt - som standard eksporteres lønnstransaksjonene med prosjekt, slik at lønnskostnaden kan kobles mot prosjektnummer. Dersom det krysses av her utelates prosjektkoblingen og lønnstransaksjonene slåes sammen pr ansatt/lønnsart.

Eksporter til hovedprosjekt - Når du har registreringer på underprosjekter eksporteres de som standard til underprosjektnummeret, men om du ønsker at de skal bli belastet hovedprosjektet kan du krysse av her.

Trekk ut overtid fra timelønn - Dersom overtidstimer eksporteres til en overtidslønnsart som betaler ut både timelønn og overtidstilegg i ett, kan du krysse av her slik at ikke timene på overtid blir betalt dobbelt.

Lønning - eksport.

Når en går til Lønning - Eksport trykker man på PowerOffice Go-knappen og blir tatt til eksport-siden. Der velger man datospenn og trykker Forhåndsvis lønnseksport.

Da vil man få opp en liste over ansatte og timene de har registrert. Her kan man fritt legge til allerede eksporterte data eller ta bort data som ikke skal overføres.

Når utvalget av data er korrekt, trykker man på Eksporter. En vil da kunne opprette en lønnskjøring i PowerOffice Go som inneholder de importerte dataene. Dette gjøres ved å huke av for Ta med importerte data når en oppretter lønnskjøringen i PowerOffice Go.

Timer markeres som eksportert når en timeregistrering eller et tilhørende tillegg eksporteres. De legges da under "Allerede eksportert" når du forhåndsviser lønnseksport for perioden på nytt. De kan eventuelt velges derifra dersom du har behov for å eksporterte på nytt.

NB! Det er viktig å godkjenne timene som vanlig under «Timer» og «Godkjenne» før man foretar eksporten.

Feilsøking.

Generelt.

Feilmeldinger som spesifikt sier hva som går galt, kan som regel løses gjennom vanlig bruk av Proresult-programvaren.

Feil som derimot sier noe så generelt som En feil har oppstått kan skyldes feil som ikke kan løses gjennom vanlig bruk, og som må ses på av oss. Om du møter denne typen feilmelding, kan du ta et skjermbilde av feilmeldingen og sende til support@proresult.no

Kundenummer er utenfor nummerserien i PowerOffice Go.

Denne feilmeldingen kommer av at kundenummeret i Proresult er utenfor nummerserien for kunder i PowerOffice Go. Kundenummerserien i PowerOffice Go går som standard fra 10001 til 19999. Ved eksport av kunder må derfor alle kunder i Proresult få kundenummer innenfor denne serien.

Dersom det viser seg at kundenumrene fremdeles er utenfor nummerserien, er nummerserien endret i PowerOffice Go. Da må nummerserien endres i proresult. Dere kan finne denne nummerserien i PowerOffice Go-kontoen. Denne finnes under Meny -> Innstillinger -> Regnskap -> Reskontro nummerserier. Inne i dette vinduet står det hvilken nummerserie forskjellige datatyper (bl. a. kunder) har. Alle kunder i Proresult må deretter flyttes innenfor denne nummerserien.

Feilmelding: Ugyldig organisasjonsnummer.

Integrasjonen leser ikke organisasjonsnummer med mellomrom. Ta vekk mellomrom i organisasjonsnummeret under kunde innstillinger.

Prosjektnummeret er opptatt.

Dette kommer av at prosjektet har blitt opprettet i feil system. Integrasjonen klarer bare å holde styr på hvilke prosjekt som tilsvarer hvilke når den får opprette dem selv. Når man manuelt oppretter prosjekt i feil system, og så i rett system, vil integrasjonen anta at prosjektene ikke har noe med hverandre å gjøre, og dermed klage på at prosjektnummeret er opptatt. Løsningen er å gå inn på prosjektet i Proresult, fylle ut feltet Referanse PowerOffice Go med prosjektkoden (prosjektnummeret) til prosjektet i PowerOffice Go, og trykke Koble. Når du ser "Prosjekt koblet!", er koblingen lagret.

Fjerne kobling på prosjekt.

Prosjektet ligger koblet mot feil prosjekt i PoGo. Dette kan endres under prosjektet - referanse PowerOffice go. Dette kan settes blankt om det ikke skal vere koblet.

Endring av prosjektnummer på prosjekt som er koblet.

Prosjektnummer kan endres på. Koblinga vil ikke oppdatere seg med nytt nummer i Proresult. I PowerOffice Go går koblingen mot en underliggande, usynlig ID på prosjekta, så der er prosjektnummeret irrelevant når det først er koblet. Om det er ønskelig kan prosjektnummer endrast manuelt i begge system, uten at det påvirker koblingen.

Kobling av prosjekt med ulike prosjektnummer.

Det er mulig å koble prosjekt som ikke har samme nummer i proresult og PowerOffice Go. Da går du til prosjektet i prosjektmenyen (i proresult) og legger inn prosjektkoden fra PoGo.

Knappene for å eksportere fakturavedlegg er borte.

Sjekk om vedlegget har status Sendt, se statusoversikten øverst til høyre inne i fakturavedlegget. Endre status til Under arbeid eller Klart og forny siden. Knappene skal nå være synlige igjen nederst.

Den andre muligheten er at integrasjonen er deaktivert i integrasjonsinnstillingene (se "hovedbryteren" øverst på siden for integrasjonsinnstillingene). Når du aktiverer bryteren blir knapper og felt som har med PowerOffice Go å gjøre synlig i systemet.

Ingen lønnslinjer vises når man forhåndsviser lønnseksporten.

Dette skyldes som regel at lønnsartnumrene ikke er utfylt i integrasjonsinnstillingene. Man finner disse innstillingene under Oppsett -> Innstillinger -> Integrasjoner -> Til integrasjon (PowerOffice Go). Nederst ser man innstillingene som har med lønn å gjøre:

Det viktigste her er å fylle ut lønnsartnummer i feltene. Når man fyller ut feltet blir det lagret automatisk. Lønnsartlisten ligger i PowerOffice Go (Meny -> Innstillinger -> Lønnsarter (under Lønn).

Det finnes ikke noen fasit for hvilke lønnsartnummer som skal brukes, da det finnes mange måter å lønne de ansatte på. Om du er usikker på hva du skal velge, bør du høre med regnskapsfører eller andre som kjører lønn.

Når feltene er utfylt, kan man gå tilbake til lønnseksporten, da skal man se at det kommer inn timelinjer klar til eksport.

Antall timer i lønnsgrunnlag i Proresult stemmer ikke med antall timer i lønnskjøring i PowerOffice Go.

Slike feil kommer som regel av at det ligger igjen gamle oppføringer fra tidligere lønnskjøringer.

I slike tilfeller er løsningen å fjerne alt fra PowerOffice Go (inkludert importert lønnsgrunnlag), og foreta en ny overføring fra Proresult til PowerOffice Go. Gå til PowerOffice Go og trykke Meny (1) -> Lønn (2) og deretter velge lønnskjøringen som er feil (3).

Deretter må en gå gjennom hver ansatt (4), markere alle oppføringene i lønnskjøringen ved å markere en av dem (trykke på bakgrunnen, ikke teksten) og deretter trykke Ctrl+A (5), trykke Slett (6), huke av for Fjern også importerte lønnslinjer (7) og trykke Ok (8). Gjenta for alle ansatte. Nå skal alle gamle overførte oppføringer være borte.

Deretter må du gjenta eksporten i Proresult og opprette ny lønnskjøring.

Feil ved leverandørfaktura.

Ved feil med leverandørfaktura er det enten feil hos poweroffice, eller feil i linken vi bruker for å sende brukeren til pogo. (Når en opner en pogo leverandørfaktura fra prosjektregnskapet i Proresult blir man i praksis tatt inn i PoGo for å se fakturaen der).

Merk at det er kun leverandørfakturaer som er lagt på et koblet prosjekt som vil bli overført.

Endringslogg