HR-modulen er under utvikling og denne brukerdokumentasjon under utarbeiding

HR Admin - innstillinger for HR-modulen

HR-Administratorer

Kun de som er definert som HR-administratorer kan gjøre endringer i innstillingene for HR-modulen, derunder å tildele personalansvarlige.

Personalansvarlige

Her tildeles rollen som personalansvarlig og du kan bestemme hvilken avdeling og/eller hvilke spesifikke ansatte den personalansvarlige er sjef for. Personalansvarlige har tilgang til alle dokumenter i personalmappen til de ansatte styrer tilgangen til disse.

Egendefinerte felter

Disse brukes til å lagre bedriftsspesifikk informasjon som bedriften har behov for om sine arbeidere. Dette kan typisk være klesstørrelser, allergier osv. Trykk “Legg til egendefinert felt” og gi det en tittel, eksempelvis “Allergier”. Dette vil medføre at det oppettes et nytt felt under redigering av arbeideren der det kan fylles inn allergier.

Felt kan enten opprettes som et tekstfelt eller et felt der det kan velges mellom ulike alternativer. For “Valg med alternativer” setter du selv opp de alternativene som skal være mulig å velge mellom.

Notat-kategorier

Her kan du bestemme hvilke kategorier som ansatt-notater skal kunne grupperes etter. Det er fem standard notat-kategorier: Personal, Trivsel, Lønn, HMS og Drift.

Hendelser

HR Admin bestemmer hvem som skal varsles ved fødselsdager og merkedager, samt hvor mange dager før varselet skal komme.

“Synlighet for bursdager” bestemmer hvem bursdagene til ansatte skal være synlige for. Bursdagsoversikten viser øverst på “HR Mine ansatte”-siden.

Andre innstillinger

“Mappe for HR-dokumentmaler” - Proresult sin standard dokumentmaler for HR blir importert ved aktivering av HR modulen og lagt i mappen “HR Dokumenter” som er standard mappe for HR-dokumentmaler. Dersom dere har egne maler er det mulig å velge en annen mappe ifra kontoens dokumenter her.

Tilsvarende kan “Mappe for HR Sjekklistemaler” overstyres.

HR - Mine ansatte

Denne siden viser kommende bursdager og merkedager de neste 14 dagene øverst.

Under er ansatte som gjeldende bruker har personalansvar listet opp, samt at alltid brukeren selv vil ligge øverst i lista. Klikk på den ansatte for å komme videre til ansatt-detaljene og personalmappe.

Ansatt-detaljer

Øverst viser den viktigste ansatt-informasjonen som kontaktinformasjon og pårørende, samt de egendefinerte feltene dersom de er utfyllt.

“Timer” viser antall timer arbeidet inneværende år og den ansattes fraværsprosent for i år og i fjor. Merk at denne fraværsprosenten forutsetter at alle timer har blitt registrert i Proresult og at beregningsgrunnlaget er alle fraværsprosjekter bortsett fra fri/ferie og “Bevegelige helligdager”.

“Rediger”-knappen tar deg videre til samme redigering av den ansatte som finns under “Admin arbeidere”. Denne redigeringen inkluderer redigering av egendefinerte felter for arbeideren.

Notater

Her legges notater om arbeideren. Merk at denne notatfunksjonen også er tilgjengelig under Admin.arbeidere dersom den generelle innstillingen “Notat-logg funksjon pr. bruker i admin” er aktivert. II så fall er notatene tilgjengelig for alle administratorer, i tillegg til personalansvarlig(e). Notatene viser ikke for arbeideren selv med mindre han er administrator/personalansvarlig.

Notater kan grupperes i kategorier og i tillegg kan man klikke på flagget for å flagge notatet som “viktig”. Viktige notater vil være synlige i HR Mine ansatte-oversikten.

Personalmappe

Her lagres typisk arbeidsavtaler, referat fra medarbeidersamtaler og andre personaldokumenter. Dokumentene er som synlig kun for personalansvarlig og den ansatte selv. Personalansvarlig styrer hvem av disse som kan lese/skrive de enkelte dokumentene (“Tillatelser”-knappen).

Det kan lages mapper og undermapper, som i øvrig dokumentfunksjon.

“Legg til”-knappen gir fire valg

• Last opp filer - lar deg laste opp en eller flere filer i valgfritt format

• Nytt HTML dokument - lager et nytt dokument som kan redigeres direkte i systemet. Denne dokumenttypent har også innflettingsmulighet, samt mulighet for signaturfelt.

• Ny mappe - opprett en ny mappe under gjeldende mappe

• Velg HR dokument-mal - lar deg kopiere inn et dokument ifra HR dokument-mal-mappen. Dette gjør det enkelt å ha standarddokumenter for de vanligste typene av personaldokumenter som dere bruker.

• Velg HR sjekkliste-mal - lar deg kopiere inn en sjekkliste som den ansatte skal fylle ut. Sjekklisten blir da tilgjengelig i personalmappen, slik at den ansatte kan fylle den ut derifra. Personalansvarlig kan åpne sjekklisten etterhvert som den ansatte har fyllt ut, lagret og/eller signert den.

Kompetanser

Her vises den ansatte sine kompetanser og kan redigeres på samme måte som i kompetansemodulen.

Personvern

HR-modulen i Proresult inneholder en rekke sikkerhetsmekanismer for å ivareta dine ansatte sitt personvern og bidra til at din bedrift kan etterleve kravene i personvernlovgivningen/GDPR på en effektiv måte.

Dokumentene i personalmappa krypteres dobbelt, dvs at det er kryptert ved lagring i tillegg til ved overføring. Dette gir en ekstra sikkerhet for at innhold ikke kan leses/publiseres ved en eventuell datalekkasje. Dessuten er disse gjort utilgjengelige for Proresults kundestøtte-brukere, slik at innholdet i disse ikke kan leses selv om du har behov for support ift. modulen.
Det anbefales derfor at all sensitiv persondata som arbeidsavtaler, sykmeldingshistorikk, advarsler, lønn mv. legges i personalmappa.

Forøvrig sikrer tilgangsstyringen at det kun er den personalansvarlig og den ansatte selv som har tilgang til dokumentene. Det er kun den som er satt som HR-administrator som kan endre tilgangene ift hvem som er personalansvarlig, og alle endringer i tilgang loggføres.

To-faktor-innlogging er påkrevd for all bruk av HR-modulen.