I denne artikkelen finner du informasjon om Proresult sin integrasjon mot 24SevenOffice. Her kan du lese både hvordan en setter opp integrasjonen, samt hvordan den fungerer.

Hvor i Proresult aktiverer jeg integrasjonen?

For å aktivere integrasjonen, gå til Oppsett -> Innstillinger -> Integrasjoner -> Til integrasjon

Hvordan aktiverer jeg integrasjonen?

1. Logg inn: Du blir bedt om å logge inn med en 24SevenOffice-bruker. Det anbefales å opprette en egen API-bruker i 24SevenOffice for dette formålet.

2. Velg klient: Når du har logget inn, vil du få opp en liste over alle klienter brukeren har tilgang til i 24SevenOffice. Velg ønsket klient, og trykk Lagre.

Open

Innstillinger for integrasjonen

 Innstillinger for integrasjonen

Når du har logget inn og gitt Proresult-kontoen tilgang til 24SevenOffice-kontoen din, blir du tatt til innstillinger-fanen for integrasjonen. Her setter du opp hvordan integrasjonen skal fungere og aktiverer den.

Hvilke innstillinger finnes?

I denne artikkelen finner du noen av innstillingene som kan settes for integrasjonen:

• NB! DERSOM KUNDER, ANSATTE ELLER PROSJEKTER ALLEREDE LIGGER I 24SevenOffice KAN DET BLI DOBBELT OPP DERSOM MAN AKTIVERER INTEGRASJONEN. TA I SÅ FALL KONTAKT MED PRORESULT FØR AUTOMATISK OVERFØRING AKTIVERES, SLIK AT DATA KAN BLI KORREKT KOBLET.

• Ønsker du at vi bistår med oppsett av korrekt integrasjon, send oss en e-post til support@proresult.no

Kunder

• Synkronisering: Synkroniser automatisk med 24SO.

• Integrasjonsretning: Velg om du vil importere kunder til Proresult, eller eksportere dem fra Proresult.

• Betalingstid: Angi standard betalingstid for eksporterte kunder (f.eks. 14 dager).

Prosjekt

• Integrasjonsretning: Velg om du vil importere prosjekter til Proresult eller eksportere dem fra Proresult.

• Kundetilknytning: Bestem om kundetilknytning skal inkluderes eller ekskluderes ved synkronisering av prosjekter.

• Synkronisering: Velg om du vil synkronisere prosjekter automatisk med 24SevenOffice eller gjøre det manuelt.

Timer

• Startdato: Angi tidligste dato for overførte timeregistreringer.

• Kobling: Koble ProResult timetyper til 24SevenOffice arbeidstyper.

• Synkronisering: Velg om du vil synkronisere timer automatisk med 24SevenOffice eller gjøre det manuelt.

• OBS: Det er flere kriterier som må oppfylles for at timeregistreringer skal kunne eksporteres:

  • registeringens tilhørende prosjekt må vere synkronisert med 24SO fra før.

  • Brukerens Kontakt ID fra 24SO må vere satt inn for hver enkelt ansatt under <Admin arbeider> i proresult.

  • Timene må vere registert på startdatoen eller senere.

  • Timene må vere godkjente.

Timer som ikke oppfyller ALLE kriteriene vil bli hoppet over til de møter kriteriene.

Varelager

• Integrasjonsretning: Velg om du vil importere varelager til Proresult eller eksportere det fra Proresult.

• Synkronisering: Velg om du vil synkronisere varelager automatisk med 24SevenOffice eller gjøre det manuelt.

Innstillinger for fakturering:

Innstillingene som er relevante for fakturering ser du her:

Open

Faktureringsinnstillinger

Fakturavedlegg – Fakturatype: Styrer om faktura skal bestå av èn linje med totalsummen på, eller holde fakturalinjene separate.

• Enlinjet: du vil ved dette valget få en fakturalinje.

• Flerlinjet: du vil da holde fakturalinjene seperate. Man må velge dette alternativet dersom man ønsker å fordele inntektene på de forskjellige maskinene i regnskapet i 24SevenOffice.

Fakturavedlegg – Grupper timer: Styrer om timelinjer skal grupperes sammen etter timetype.

• Grupper: dersom du velger dette valget, vil du gruppere timene på timetype.

• Ikke grupper: velger du “Ikke grupper” vil timelinjene ikke bli gruppert sammen etter timetype.

Fakturavedlegg – Produkt-ID timer, kjøring og annet: Her setter du inn varenummeret som skal brukes i 24SevenOffice ved henholdsvis timelinjer, transportlinjer (km, bomring, andre utgifter), og fritekstlinjer i fakturalinjene. Alle linjer på faktura i 24SevenOffice må gå mot et varenummer. Her står dere fritt til å velge varenummer selv.

Hvordan skjer fakturering?

Når et prosjekt er klart til å faktureres (evt. delfaktureres) oppretter du et fakturavedlegg i Proresult ut fra fakturagrunnlaget på prosjektet. Når du er fornøyd med fakturavedlegget, kan du overføre det til en ordre i 24SevenOffice ved å trykke på Lag faktura (24SevenOffice) nederst i bildet under.

Hvordan ser det ut i 24SevenOffice?

Fakturavedlegget ender opp som en ordre i 24SevenOffice. Du finner ordren ved å gå til Ordreliste i 24SevenOffice.

Når du åpner ordren i 24SevenOffice, vil man kunne se at alle linjer har kommet over. Dersom du har satt opp mapping mellom maskiner og dimensjoner, vil du også kunne se at linjer som inneholder timer på mappede maskiner har fått korrekt dimensjon på seg.

Linjer som mangler dimensjon vil komme med, men vil komme over uten dimensjon. Dersom du oppdager at dette oppstår i noen av dine ordrer, kan du manuelt sette dimensjon på linjen i ordren. Da slipper du å slette ordren og overføre den på nytt etter å ha mappet maskinen mot dimensjon.

Hvordan kobler jeg sammen ansatte?

Overføring av data som er direkte knyttet til ansatte er avhengig av at de ansatte er koblet sammen mellom systemene for at integrasjonen skal fungere optimalt. Dette gjelder bl.a. for å få med prosjektleder på prosjekt, samt eksport av timer for hver ansatt til timemodulen i 24SevenOffice dersom dette er satt opp.

For å koble sammen de ansatte går du i Proresult til Arbeidere → Admin. arbeidere. Deretter går du inn på den ansatte som skal kobles, og finner feltet 24SevenOffice kontakt-ID. Her skal du legge inn den ansattes kontakt-ID fra 24SevenOffice. For å finne denne går du i 24SevenOffice til CRM → Kontakter, velger den ansatte, trykker på knappen med de tre prikkene under navnet på den ansatte, og velger Rediger. Da vil du se kontakt-IDen i feltet Ansatt ID.

Fyll inn kontakt-IDen i Proresult, og lagre den ansatte. Nå er den ansatte i Proresult koblet mot ansatt i 24SevenOffice.